
Охрана или самообман
После регистрации предприятия, приобретения либо аренды офисного помещения у предпринимателя резонно возникает вопрос: каким образом обеспечить его безопасность?
Отдельные бизнесмены принимают решение доверить свое спокойствие охранным структурам, специализирующимся на пультовой охране. Действительно, с экономической точки зрения подобное решение является оправданным, а данный вид охраны в состоянии защитить имущество от недоброжелателей и чрезвычайных ситуаций, связанных с возгораниями.
Вместе с тем многие предприниматели не имеют возможности использовать подобную услугу. Причин тому может быть сколько угодно, к примеру:
- ненормированный рабочий день на фирме;
- большое количество посетителей (клиентов, деловых партеров и т.п.) в дневное время;
- привлекательность ресурсов компании и/либо условий их хранения для криминалитета, а в некоторых случаях - для рейдеров;
- реальная угроза жизни руководителя и персонала и т.п.
В связи с этим, бизнесмен вынужден либо создавать свое подразделение охраны, либо использовать услуги частных охранных предприятий. Практика показывает, что если в компании нет опытного начальника службы безопасности, способного построить систему экономической безопасности, в т.ч. организовать комплекс охранных мероприятий, то и не нужно испытывать судьбу, создавая «потешные войска», а лучше пригласить профессионалов.
Критерии выбора частного охранного предприятия такие же, как в любой отрасли деятельности по оказанию услуг: качество и цена, иногда - возможность выставить охрану в сжатые сроки. Однако при выборе ЧОП необходимо помнить старую народную мудрость: «не все то золото, что блестит» особенно когда обложки журналов и бигборды пестрят их рекламой.
Работу по подбору охранной структуры рекомендуем начать с изучения лицензионных условий фирмы. Учитывая, что предоставление охранных услуг является лицензируемым видом деятельности, в этом случае ЧОП будет вами выбран осознанно с учетом всех требований, предъявляемых к нему законодательством.
Далее необходимо провести исследование рынка данных услуг. Для этой цели можно использовать Интернет, обычный телефонный справочник, уличную и телерекламу, собственные наблюдения, отзывы друзей и деловых партнеров и т. п. При этом, кроме предлагаемой ценовой политики, целесообразно обращать внимание на следующие факторы: сколько лет предприятие на рынке, какие из известных в регионе компаний пользуются услугами данной охранной структуры, привлекается ли фирма для обеспечения безопасности культурных, массовых мероприятий и охраны общественного порядка в регионе, входит ли она в какие-либо федерации и ассоциации по профессиональной принадлежности.
Необходимо выяснить наличие в ЧОП круглосуточной службы оперативных дежурных, мобильных групп быстрого реагирования на случай возникновения экстремальных ситуаций, а у сотрудников - корпоративной униформы, средств связи и самозащиты.
Немаловажным является получение информации о деловом имидже охранного предприятия в бизнес-кругах, отсутствии связей с криминалитетом, возможном участии в незаконных рейдерских операциях.
О качестве предоставляемых услуг можно сделать предположение, выяснив, каким образом в ЧОП осуществляются подбор, проверка и обучение сотрудников охраны. А если у персонала ЧОП отсутствуют документы, подтверждающие профпригодность, то рекомендуем задуматься, стоит ли вообще иметь дело с подобной фирмой.
Многие предприниматели допускают грубую ошибку, рассуждая: «Моя задача - платить, их задача - охранять». А теперь ответьте, пожалуйста: «Впустили ли бы вы к себе в дом с улицы постороннего человека?» Однозначно - нет. А чем отличается фирма от вашей семьи? У грамотного бизнесмена, пожалуй, ничем.
Не нужно забывать, что сотрудник охраны - отнюдь не второстепенное лицо в охраняемой им компании. Кроме того, он - обычный человек со своими сильными и слабыми сторонами характера, которого, при определенных обстоятельствах, можно подкупить, шантажировать, запугать. Особенно это актуально, когда его заработная плата в ЧОП колеблется на минимальном уровне.
Маркетинговое изучение рыка охранных услуг показывает, что при минимальной оплате труда крайне сложно подобрать персонал, удовлетворяющий предъявляемым к нему требованиям, снарядить его всеми необходимыми средствами и обеспечить надлежащее качество охраны офиса.
На протяжении короткого периода времени охранник становится носителем конфиденциальной информации о вашем предприятии, которая после ее небольшой доработки становится коммерческой тайной, а в некоторых случаях - непосредственно носителем коммерческой тайны.
Как правило, он знает весь персонал предприятия, личные и деловые качества сотрудников, характер взаимоотношений между ними, наличие в коллективе микрогрупп, обладает отдельными сведениями о хозяйственной деятельности компании и организации в ней бизнес-процессов, а также - в отношении организации информационной безопасности, пропускного и внутриобъектового режимов, технической защищенности объектов и т. п.
Сотрудник ЧОП знает в лицо, а иногда и по фамилии-имени-отчеству практически всех ваших деловых партнеров. У него находятся списки контактных телефонов руководства и персонала фирмы, в том числе домашних и мобильных.
В служебной документации он фиксирует всех посетителей, государственные номера автотранспорта, въезжающего на объект и выезжающего с его территории, ввозимое/вывозимое имущество и товарно-материальные ценности.
И это отнюдь не полный перечень секретов, которые скрыть от обычного охранника не представляется возможным.
В некоторых случаях при отсутствии в компании внутриобъектового режима и конфиденциального делопроизводства охранник в состоянии перемещаться по всем кабинетам офиса, читать документы, брошенные на рабочих столах вашими сотрудниками, находящиеся внутри незапертых ящиков либо оставшиеся не уничтоженными в мусорной урне. Если же рядом еще и находится ксерокс, то у него появляется возможность сделать необходимое количество ксерокопий указанных документов (к примеру, по заказу или на всякий случай для возможного последующего шантажа) либо просто размножить для друзей за ваш счет принесенную на работу книгу.
Оставшись наедине, охранник может несанкционированно использовать офисный телефон. Если же он имеет навыки работы на персональном компьютере (ПК), а вы не уделяете должного внимания защите своей электронной информации либо все компьютеры вашей компании подключены к Интернету и его использование неконтролируемо, то минимальное нарушение, которое может быть им будет допущено, - развлечение компьютерными играми и просмотр Интернета (разумееnся, в ущерб выполнению своих должностных обязанностей), а максимальное - хищение информации либо ее повреждение или уничтожение внесенем в сеть компьютерных вирусов.
Всего перечисленного вполне достаточно, чтобы согласиться с тем, что кроме тщательного подбора охранной фирмы необходимо еще и быть готовым к использованию ее услуг.
Чтобы охрана офиса не была самообманом для предпринимателя, а тот, кому вы доверяете, не подвел вас, то прежде чем заключать договор с ЧОП и выставить на объект охранника, рекомендуем выполнить перечень мероприятий, изложенный ниже.
В качестве мер пропускного и внутриобъектового режимов, безопасности зданий и сооружений целесообразно предусмотреть следующее:
- приказом директора ввести в компании «Инструкцию по организации пропускного и внутриобъектового режимов», по ее требованиям осуществить инструктаж персонала предприятия;
- оборудовать офис бронированной дверью, домофоном, видеокамерой у входа, монитором, переговорным устройством и кнопкой дистанционного открытия замка, установленными у охранника (других лиц из числа сотрудников — на усмотрение руководителя), ролетами либо запирающимися изнутри в ночное время решетками на окнах;
- организовать закрытие рабочих кабинетов персонала и хранилищ во внерабочее время; оборудовать указанные помещения системами контроля доступа (в крайнем случае - устройствами опечатывания/опломбирования), видеонаблюдения (в том числе для контроля за рабочим местом охранника, входными дверьми, пожарными выходами, коридорами и подходами к офису), охранной и пожарной сигнализациями с выводом звуковых/световых исполнительных устройств к рабочему месту охранника;
- обеспечить нормальное освещение подходов к офисному зданию;
- осуществлять хранение второго комплекта ключей от всех офисных помещений в закрытой опечатанной шкатулке (тубусе).
Для обеспечения информационной безопасности рекомендуем:
- приказом директора ввести на предприятии «Положение о коммерческой тайне и конфиденциальной информации»; по его требованиям осуществить инструктаж персонала фирмы с отбором письменных обязательств о неразглашении указанных сведений;
- приказом директора ввести на предприятии «Инструкцию по организации конфиденциального делопроизводства», в содержании которой предусмотреть следующие требования: после окончания рабочего дня все документы, рабочие блокноты и иные носители служебной информации закрывать в сейфах, запирающихся шкафах или ящиках рабочих столов; уничтожение черновиков осуществлять с помощью бумагорезательной машинки либо методом сожжения (в отдельных случаях — комиссионно, с составлением соответствующего акта); ксерокопирование документов осуществлять с регистрацией в специальном журнале учета наименований копируемых документов, количества изготовленных копий и черновиков; запретить использование множительной, в том числе копировальной техники не по назначению; по возможности расположить ксерокс в отдельном помещении, чтобы исключить факты несанкционированного изготовления ксерокопий; из числа сотрудников фирмы назначить лицо, ответственное за использование копировальной техники и регистрацию изготовленных копий/черновиков. По требованиям данной инструкции осуществить инструктаж персонала;
- организовать на предприятии систему компьютерной безопасности; в числе иных мер предусмотреть отключение на ПК записывающих устройств электронной информации (за исключением ПК отдельных должностных лиц, определенных руководителем фирмы) и опечатывание системных блоков компьютеров, установление на ПК защитных паролей и регулярную их замену пользователями с установленной периодичностью (запретить сотрудникам разглашать кому бы то ни было свои индивидуальные пароли), удаление с жестких дисков т.н. «игрушек», использование компьютеров только по назначению в интересах компании, запретить пользователям несанкционированно осуществлять инсталляцию каких-либо программных продуктов на ПК предприятия и вмешиваться в уже установленные программы, а также использование в офисе компьютеров, являющихся личной собственностью персонала;
- приказом директора определить перечень компьютерной техники предприятия, места ее установки, перечень лиц компании, допущенных к работе на ПК, в сети Интернет, и к электронной переписке; требования приказа довести до всего персонала; отключить от сети Интернет компьютеры сотрудников, не допущенных к его использованию;
- приказом директора ввести на предприятии «Инструкцию о правилах использования компьютерной сети и персональных компьютеров»; по ее требованиям осуществить инструктаж персонала, допущенного к работе на ПК;
- рабочее место охраны оборудовать городским телефоном, обеспечить списками номеров городских домашних и мобильных телефонов руководителей и сотрудников охраняемой компании, а также служб экстренного вызова;
- организовать на предприятии комплекс мер по обеспечению безопасности телефонной связи, в числе которых предусмотреть следующее: осуществить опломбирование мини-АТС, т.н. телефонных кроссов и соединительных коробок телефонной сети номерными пломбами; использовать функции мини-АТС по контролю номеров исходящих/входящих телефонных звонков; запретить использование служебных телефонов не по назначению, подключение к телефонной сети офиса аппаратов городской телефонной связи, находящихся в личном пользовании, а также осуществление персоналом несанкционированных ремонтов служебных телефонных аппаратов;
- приказом директора ввести на предприятии «Инструкцию о правилах использования телефонных каналов связи»; по ее требованиям осуществить инструктаж персонала.
Итак, выбор сделан, вы определились, кому из частных охранных предприятий (ЧОП) готовы доверить безопасность своего офиса.
Вторым этапом в организации сотрудничества с ЧОП является заключение договора о предоставлении охранных услуг.
Многие предприниматели допускают грубую ошибку, подписывая договоры с ЧОП, не изучив их содержание, полагаясь на профессионализм будущего делового партнера. Но ведь вы могли допустить ошибку в выборе ЧОП. Практика показывает, что многие из охранных фирм, то ли по причине отсутствия в штате юрисконсульта (в целях экономии), то ли умышленно (чтобы уйти от ответственности) представляют клиенту т. н. «формализованный договор с приложениями», скачанный из Интернета, либо банально переписанный у коллеги или конкурента, и ни к чему не обязывающий ЧОП при нанесении вам материального ущерба, в случае невыполнения им своих договорных обязательств. Но даже если допустить, что богатство нашего языка и опыт юрисконсульта, работающего в ЧОП, позволят подготовить формализованный договор, то приложения к нему никоим образом не могут быть написаны под копирку, т. к. каждый офис, передаваемый под охрану, по-своему индивидуален, на каждом объекте — своя оперативная обстановка, в том числе внешние и внутренние угрозы, требования по организации информационной безопасности и режимно-пропускных мер, свои конфигурации систем охраной сигнализации и видеонаблюдения (а порой они вовсе отсутствуют) и т. п.
В перечень основных приложений к договору об оказании услуг по охране офиса рекомендуем включить следующие:
- Дислокацию постов и расчет стоимости охраны объекта,
- Акт обследования технической укрепленности объекта,
- Должностную инструкцию сотрудника охраны,
- Инструкцию по организации пропускного и внутри-объектового режимов,
- Инструкцию о порядке приема-сдачи объекта под охрану,
- Инструкцию по обеспечению на охраняемом объекте мер пожарной и электробезопасности,
- Обязательство сотрудника охраны о неразглашении коммерческой тайны и конфиденциальной информации Заказчика.
Подготовить данные приложения не представляется возможным, не изучив обстановку на объекте. В связи с этим рекомендуем не иметь дело с ЧОП, которые разрабатывают и подписывают договоры об оказании охранных услуг, не посетив офис будущего клиента.
В случае если в штате вашей компании нет юрисконсульта и начальника службы безопасности, не скупитесь и привлеките к анализу предложенного вам договора профессионалов со стороны. Не забывайте, что скупой платит дважды, а в данной ситуации на кону стоит безопасность бизнеса.
Естественным является процесс подготовки договора, когда его проект несколько раз передается от Заказчика к Исполнителю с внесенными корректировками, изменениями и дополнениями, а также конструктивно обсуждается задействованными специалистами обеих сторон. В результате рождается юридически выверенный, объективный, попросту говоря, ЧЕСТНЫЙ договор, по содержанию которого одна сторона оказывает услугу, а вторая — своевременно ее оплачивает, в котором четко определены права, обязанности и ответственность сторон, а также условия расторжения договора. Если же не учитывать изложенное, то при возникновении споров между предпринимателем и ЧОП первый обречен на проигрыш в суде, а второй вполне законно не будет отвечать за нанесенный бизнесмену материальный ущерб, в том числе в случае невыполнения сотрудниками охраны их должностных инструкций.
С учетом практического опыта, в целях минимизации рисков при заключении договоров об оказании охранных услуг е их содержании, кроме традиционных условий, требований прав и обязанностей, дополнительно рекомендуем учесть следующее:
1. Система охраны объекта рекомендуется Исполнителем и обязательно согласовывается с Заказчиком. Внесение каких-либо изменений в различные инструкции возможно только после их согласования между Сторонами и документального оформления в виде дополнений к договору.
2. Для того чтобы впоследствии не пожинать плоды неудовлетворительной работы ЧОП по подбору кадров (что является отнюдь не редким явлением), договоритесь о заблаговременном представлении вам списков всех его сотрудников, обеспечивающих охрану объекта, а своего специалиста, курирующего безопасность, обяжите провести с указанными лицами собеседования, анкетирование и независимые проверки каждой из предложенных охранным предприятием кандидатур. Помните о том, что во внерабочее время сотрудник охраны остается в вашем офисе один.
3. Целесообразно в обязанностях ЧОПпредусмотреть:
3.1. Обеспечение всеми лицами, принимающими участие в заключении, сопровождении, выполнении договора, сохранности коммерческой тайны и конфиденциальной информации Заказчика, ставших им известными в процессе договорных отношений.
Будет нелишним указать, что все сотрудники ЧОП, обеспечивающие охрану объекта, инструктируются начальником службы безопасности Заказчика (иным уполномоченным им лицом) по требованиям “Положения о коммерческой тайне и конфиденциальной информации”, введенного на охраняемом предприятии. От каждого из них отбираются специально разработанные письменные обязательства о неразглашении указанных сведений, которые станут им известными в процессе выполнения охранных функций.
Руководителей охранных фирм зададим встречный вопрос «Будет ли для вас лишним, если кто-то проведет дополнительный инструктаж или юридический ликбез с вашим подчиненным? Ведь это, в том числе и в ваших интересах, так как от грамотности действий обычного охранника зависит деловой имидж и репутация ЧОП. А уверены ли вы на 100% в своем подчиненном?»
3.2. Строгое соблюдение сотрудниками охраны инструкций-приложений к договору;
3.3. Проведение информационной работы на охраняемом объекте, в частности: - информирование предпринимателя (его начальника службы безопасности) о посторонних лицах, проявляющих необоснованный интерес к офису фирмы, системе его безопасности, к сотрудникам и деловым партнерам Заказчика, их служебному и личному автотранспорту и т. п., хотя честно говоря, еще не приходилось встречать ЧОП, в которых сотрудники охраны были бы обучены выявлению признаков сбора информации, технического шпионажа, наружного наблюдения и т. п., что в наше время активно используется различными недоброжелателями любой коммерческой структуры.
Нетрудно понять, что здравомыслящий преступник перед проведением акции тщательно готовится к ней, проводит разведку. Поэтому, если информационной работе не придавать должного значения, то не исключены нападения на охраняемый объект, в том числе с использованием криминалитетом различных комбинаций и ухищрений.
Если похитят имущество фирмы - не велика беда. Суд рассудит кто прав, а кто виноват (ЧОП или Заказчик). Однако акции криминалитета порой заканчиваются гибелью рядовых сотрудников охранных фирм.
4. Акцентируйте внимание на том, что Заказчик передает под охрану Исполнителя не только объект, но и имущество, находящееся в его помещениях.
В связи с этим, предварительно необходимо составить соответствующую опись имущества, передаваемого охраной по смене, а в обязанности ответственного по безопасности фирмы вменить осуществление контроля над его наличием и движением.
5. Задекларируйте право Заказчика осуществлять проверки несения службы сотрудниками охраны, в том числе во внерабочее время, и обязанность Исполнителя оперативно реагировать и устранять все выявленные недостатки/замечания (вплоть до замены по требованию Заказчика специалистов ЧОП, нарушивших свои должностные и иные инструкции).
6. Изменение стоимости охранных услуг осуществляется после согласования Сторон и оформляется в виде дополнения к договору. В связи с этим для того, чтобы ваш офис не оказался без охраны, при изменении ценовой политики ЧОП в договоре предусмотрите заблаговременное (не менее, чем за 20 суток) письменное уведомление вас Исполнителем.
7. Особое внимание обратите на раздел договора «ОТВЕТСТВЕННОСТЬ СТОРОН».
Отдельные ЧОП, полагаясь на юридическую безграмотность Заказчика, пытаются включить в текст договора ответственность «ВСЕМИ СВОИМИ АКТИВАМИ». Не поддавайтесь на подобные уловки, т. к. «АКТИВЫ ЧОП» - это «плавающая» составляющая. Может так оказаться, что при возникновении случая, когда охранная фирма будет обязана возместить нанесенный вам материальный ущерб, в ее собственности окажется только стол, стул и телефонный аппарат. Кроме того, согласитесь, что у вас нет возможности контролировать указанные «АКТИВЫ».
Для минимизации своих коммерческих рисков в договорах на оказание охранных услуг другими ЧОП используется иная тактика. В тексте договора с вашим предприятием первые пытаются указать фиксированную сумму возмещаемого Заказчику ущерба в случае невыполнения договорных обязательств.
А теперь подумайте: если по причине нарушения охранником его должностной инструкции вам нанесен ущерб на сотни тысяч рублей, а по договору ЧОП обязано возместить лишь ограниченную сумму, кто будет оплачивать остальную сумму? Ответ — никто.
Правильным и ЧЕСТНЫМ будет, если в тексте договора стороны придут к соглашению, что Исполнитель несет полную материальную ответственность перед Заказчиком за убытки, причиненные по его вине, в том числе, вследствие:
- противоправных действий сотрудников охраны;
- противоправных действий третьих лиц, если будет установлено, что материальный ущерб Заказчику нанесен по причине невыполнения/ненадлежащего выполнения сотрудником охраны требований должностной и иных инструкций, введенных на объекте;
- разглашения Исполнителем и/или его сотрудниками сведений, составляющих коммерческую тайну и конфиденциальную информацию Заказчика, ставших им известными в процессе выполнения договорных обязательств.
Вместе с тем, предприниматель должен помнить о том, что материальная ответственность Исполнителя наступит лишь в том случае, если его вина будет доказана в установленном законом порядке, естественно, с учетом всех условий и требований ДОГОВОРА на оказание охранных услуг.
Задекларируйте в договоре, что определение величины материального ущерба, нанесенного Заказчику, осуществляется при обязательном участии представителей двух сторон в процессе осмотра места происшествия сотрудниками правоохранительных органов, с учетом документального подтверждения в описи приема-сдачи имущества под охрану, бухучетах Заказчика и расчетов фактической стоимости на день события (с учетом износа) похищенного, уничтоженного или поврежденного имущества.
Чтобы указанная процедура являлась объективной, в тексте договора возможно предусмотреть права сторон привлекать для определения размеров нанесенного материального ущерба представителей сторонних организаций.
Объективным будет, если в договоре об оказании охранных услуг будут предусмотрены следующие случаи освобождения Исполнителя от ответственности:
- при нарушении Заказчиком требований к технической укрепленности объекта, предусмотренных соответствующим приложением к договору;
- при нарушении персоналом Заказчика "Инструкции о порядке приема-сдачи объекта под охрану»;
- если будет установлено, что ущерб нанесен в результате нападения на охраняемый объект с применением нападающими огнестрельного оружия, при условии выполнения сотрудниками охраны своих должностных и иных инструкций, определенных договором;
- когда размер нанесенного ущерба определен Заказчиком без участия уполномоченных представителей Исполнителя;
- при задержании сотрудниками охраны лиц, причастных к хищению, уничтожению или повреждению имущества, если данное имущество возвращается Заказчику, а сотрудники охраны действовали четко в соответствии с должностными инструкциями. В случае невозможности последующего использования (эксплуатации) указанного имущества, его стоимость возмещается задержанными лицами в соответствии с действующим законодательством.
Ваши взаимоотношения с ЧОП могут перерасти в длительную судебную тяжбу, если будет доказано, что нанесение материального ущерба охраняемой фирме произошло по причине того, что сотрудник охраны по вашей же просьбе выполнял работы, не входящие в перечень его должностных обязанностей.
8. И последнее, на что необходимо обратить внимание, это раздел «СРОК ДЕЙСТВИЯ И ПОРЯДОК РАСТОРЖЕНИЯ ДОГОВОРА".
Согласитесь, что по каким-либо причинам одной из Сторон договорные отношения могут стать неинтересны, экономически не выгодны и т. п.
В связи с этим в тексте документа укажите, что досрочное расторжение договора может быть осуществлено на основании обоюдной договоренности Сторон либо в случае изъявления одной из Сторон данного намерения, а также по решению арбитражного суда.
В случае если Заказчик или Исполнитель в одностороннем порядке инициирует расторжение договора, то он обязан письменно, не менее чем за 20 суток, уведомить об этом вторую Сторону.
Показательным является следующий пример. Пользуясь тем, что в штате у предпринимателя не было грамотных юристов, одна из охранных структур заключила с ним договор, который возможно было расторгнуть только при согласии ЧОП либо по решению арбитража. Конфликтная ситуация между Сторонами возникла по причине того, что руководство ЧОП не реагировало на письма бизнесмена о неудовлетворительном несении службы сотрудниками охраны, а на его требование расторгнуть договор директором ЧОП был дан ответ: «Нам нравится с вами работать. Если вы с чем-то не согласны - мы готовы встретиться с вами в суде. Если же вы хотите расторгнуть договор — оплатите неустойку до окончания срока его действия». Но до указанной даты оставалось 5 месяцев, а ежемесячная стоимость «охранных» услуг ЧОП составляла значительную сумму.
Вот как бывает: впустил к себе в дом гостя, но, чтобы распрощаться с ним — заплати деньги. А ведь в данном случае закон на стороне частного охранного предприятия. Заказчику ранее необходимо было читать условия расторжения договора.
В данной статье автором изложена субъективная точка зрения, которая не претендует на совершенство. Она основана на его практическом опыте и передовых технологиях, используемых в сфере оказания услуг по обеспечению безопасности предпринимательства.
Геннадий Лянной,
директор ЧП «Агентство безопасности бизнеса «ПЕРЕСВЕТ»
(г. Одесса)
Опубликовано в журнале BOS (Best of Security), № 20, 2007
Взято с http://os-info.ru/